Bir Konuşma Yazmak

Cristina Stuart

 "Elinizden geldiğince az sözcükle, etkili ama her zaman sade bir şekilde konuşun; çünkü konuşmanın sonu çalım atmak değil anlaşılmaktır."

- WILLIAM PENN

Dinlemenin ve Okumanın Avantajları

Dinleyicilerin dikkatini yakalayacak bir konuşmayı nasıl yazacağınızı anlatmadan önce, eğer inandırıcı ve doğal bir metin hazırlamak istiyorsanız, kendinizi dinleyicinizin yerine koymanız gerektiği için, okumak ve yazmak arasındaki temel farklara bakmak istiyorum.

Daha önceki bir bölümde konuşulan kelimelerle dinleyicinizin ilgisini sürekli kılmanın sorunlarını anlatmıştım. Dinlemek kolay değildir. Bizzat kendi düşüncelerimiz dikkat dağıtıcı bir fazlalık olmaktadır. Okumak ise farklı; eğer bir okuyucunun dikkati dağılırsa, cümleyi, paragrafı hatta tüm bölümü yeniden okuyabilir. Eğer tatilinizin ilk gününde kitabınızın giriş bölümünü tekrar tekrar okuma gibi bir tecrübeniz olmuşsa, geride bıraktığınız ve yokluğunuzda ortaya çıkacak olası sorunlara zihniniz takılmayı sürdürdüğü için yoğunlaşamıyorsunuz demektir. Bununla birlikte, zihniniz gezinip duruyor bile olsa, kitaba geri dönebilir ve yeniden yoğunlaşmaya çalışabilirsiniz. Dinleyiciler bunu yapamaz. Eğer konuşmanız sırasında söylediklerinize yoğunlaşamazlarsa, yeniden dinlemek için başka bir şansları yoktur. Söylediğinizi anlamak için yalnızca tek bir şansları vardır. Okuyucular hızlarını değiştirebilirler: eğer okudukları metin karmaşık ve bilinmedik bir metin ise durabilir, sözlüğe başvurabilir hatta arkadaşlarıyla tartışabilirler. Dinleyiciler konuşmacının hızını değiştiremezler. Okuyucular tüm fikri görmek için gözden geçirebilir ve ilgili olduğunu düşündükleri yerleri okuyabilirler. Dinleyiciler konuşmanızın bütününü tahmin edemez; tüm resmi ancak siz biliyorsunuzdur ve bu yüzden size net gelen bir şey dinleyicileriniz için anlaşılmaz olabilir.

Dinleyicilerin yapamadıkları şeyler şunlardır:

- Yeniden dinleyemezler; ama bir okuyucu yeniden okumak için sayfaya geri dönebilir.

- Duramaz veya hızı değiştiremezler ama bir okuyucu tartışmak ya da sindirmek için durabilir.

- Dinleyici sadece dinler; ama okuyucu daha sonraki bölümleri okuyabilir istediğini seçmek için gözden geçirme yöntemiyle okuyabilir.

Böylece, dinleyici ileri ve geri gidemiyor ya da dinleme hızını değiştiremiyorsa, söylediklerinizi anlamaları ve akılda tutmaları, takip etmeleri için ne yapabilirsiniz?

Ne Bekleyebileceklerini Onlara Anlatın

Eğer dinleyicilerinize konuşmanızın ana hatlarını ya da onları nereye götürmek istediğinizi gösteren bir çerçeve verirseniz, sizi izlemeyi daha kolay bulacaklardır. Bu, ayrıntılarıyla okumaya başlamadan önce kitabı gözden geçiren okuyucunun karşılığıdır. İşte size, bir konuşmacının dinleyicilerine onları götürmek istediği yolu tarif etmesine bir örnek: " Pazarlama bölümünün geçmiş altı ay içinde incelemiş olduğu üç ana alan var: Reklamlar, fiyatlar ve satışlar. Konuşmam süresince, her birine sırayla bakacağım. Önce reklamlar...."

Nerede Olduğunuzu Anlatın

Dinleyicilerinize aynı zamanda bulundukları yolda ne kadar ilerlediklerini gösterecek bir şekilde özetler verebilir ya da temel noktaları hatırlatabilirsiniz. İşte size bir örnek: "böylece, reklamlar üzerindeki iki temel önerimizi özetlemek gerekirse, önce (a) daha fazla tüketici reklamı ve sonra (b) sınırlı ama net bir şekilde tanımlanmış ticari reklam önerdik. Baktığımız birinci alana, reklamlara ilişkin önerilerimiz buraya kadar böyle, (ara) Şimdi ikinci alana, fiyat belirlemeye bakmak istiyorum." Bu örnekten konuşmacının her bir üç noktayı numaralandırmış olduğunu görürsünüz.

Bitiş özetinde, geriye döner ve dinleyicilere daha önce dinlemiş olduklarını tekrarsınız. Bu, okuyucunun anlayıp anlamadığından emin olmak için metni yeniden okumasının karşılığıdır: Böylece pazarlama bölümünün incelediği üç noktayı, reklam, fiyat ve satışları görmüş olduk. Şimdi şu önerileri yaptık: Bir, reklamlar için, çok daha fazla müşteri reklamı ve ticari reklamlar için net bir şekilde tanımlanmış reklamları önerdik. İkinci olarak, fiyat için, yeni ve basit bir hesap yöntemi ve üçüncü, yani satışlar için de, iki kat bir satış kadrosu önerdik. "

Yazılı form içinde ana noktaları belirten bu tasvir, tekrarcı ve gereksiz görünmektedir; ama bunların gözler için değil, kulaklar için olduğunu unutmayın. Dinleyicilerin bu pekiştirmeye sizi takip etmeleri kadar söylediklerinizi akılda tutmalarına yardım etmesi için ihtiyaçları vardır; bunların olmaması, paragrafları veya bölümleri olmayan kitabı okumaya benzer.

Dağıttıklarınızı Toplamak

Dinleyicilerin sürekli yoğunlaşamadıklarını biliyorsunuz; bu yüzden, yol boyunca ilerlerken dağıttıklarınızı toplamalısınız. Retoriksel sorular onları zihinlerinin dibinden tekrar çekip çıkarmak için mükemmel bir yöntemdir. Şöyle sorabilirsiniz: " peki, bu durumda bu planlar sizi satış bölümünde nasıl etkileyecektir? ya da bütçe tahminlerinizdeki değişiklikleri size niçin anlatıyorum?" Dinleyicileriniz sizin cevabınıza yoğunlaşacaktır; çünkü onları retoriksel bir soruyla konuşmanızın içine çektiniz ve bir sonra neyin geleceğini gösterdiniz. Metninizi hazırlarken retoriksel sorular kullanın. Bunlar güçlü dikkat yakalayıcıları ve neyin geleceğine dair tabelalardır.

Aynı şekilde dinleyicilerinizin şunları söyleyerek nasıl tepki verdiğini tahmin edebilirsiniz: " kendinize soruyor olabilirsiniz; bütün bunların Allah'ın belası satış bölümüyle ne ilgisi var? Ya da, " bütün bu gelişmelerin ne kadara mal olacağını merak ediyor olabilirsiniz.”

Bu teknikle dinleyicilerinizin sizin yolunuzdan çıkıp kendi zihinsel derinliklerine girmek üzereyken, daha fazla uzaklaşmadan onları yakalayabilirsiniz.

Bir noktadan ötekine geçerken temel noktaları hatırlatmayı unutmayın;bu 350 numaralı yolda kaybolan ve sizin savlarınızı izleyemeyen insanlara yardımcı olur. Kendi düşüncelerine sürekli yoğunlaşmalarını engeller. Sizin konuşmanızın mantığını, her bir noktayı işaretleyerek ve ana noktaları sık sık hatırlatarak izlemelerinde yardım etmeniz gerekir. Personeline sorun/çözüm yapısında sunum yapan bir konuşmacı, dinleyicilerine konuşmalarını izlemeleri için retoriksel somlarla, ana noktaları hatırlatmanın bir kombinasyonunu kullanır: "genişleme eksikliği problemi ile iki açıdan uğraşacağımı söylemiştim: elverişli fonların azlığı ve aşırı stoklanmış mal. Önce size mevcut ekonomik durumumuzun ayrıntılarını verdim. Bu rakamların gerçekte ne anlama geldiğini merak ediyor olabilirsiniz. Bunu en iyi şekilde ikinci olarak belirttiğim noktaya, aşırı stoka baş vurarak anlatabilirim. Neden depomuz ağzına kadar denizci mavisi tişörtlerle dolu? Size söyleyeyim..." bu örnekte konuşmacı dinleyicilere sorunun iki ayrı açıdan ele alınacağını bildirmektedir; onlara zaten birincisini anlatmış olduğunu söyleyerek, söylediklerinin farkına varmaları için retoriksel bir soruyla onların ilgilerini yükseltip anlatacağı ikinci noktaya işaret etmektedir.

Dinleyicilerin Dinlemelerine Yardımcı Olmak İçin Başka Ne Yapabilirsiniz?

Olgular kendi başlarına sıkıcıdırlar ve onları görsel kelime resimlerine çevirmeniz gerekir. " Depomuz bu sene yirmi ton mal aldı. Bu yaklaşık olarak yirmi teraslı evin toplamıdır." Ya da "Temsilcilerimizin her biri 80.000 mil gezdi, bu Chicago ve New York arasını 80 kez gidip gelmek demektir."

Kişisel örneklerle temsil etmeye çalışın. Bu konuşmacı kendi işine sahip olmanın olumsuz yanları üzerine konuşmaktadır: " bir çok insan evde çalıştığım için bana imrenmektedir; ama biliyorsunuz ki hiçbir zaman ‘ofisimden’ dışarı çıkamıyorum ve kendimi Cumartesi günleri bile iş mektuplarını açarken buluyorum.” Hiçbir şey bir dinleyicinin anlamasına kişisel hikayeler kadar yardımcı olmaz. Oldukça başarılı bir satış temsilcisinin grafikle dinleyicilerine ilk satış denemesinin nasıl bir felaketle sonuçlandığını ve evine nasıl bir ruh haliyle döndüğünü ve neredeyse vazgeçmek üzere olduğunu anlattığını hatırlıyorum. Kendi başından geçmiş bir hikayeydi ve dinleyiciler onun duygularını anlamış ve devam etmek için gösterdiği kararlılığı beğenmişlerdi. Duygularınızı ve zayıf noktalarınızı açığa vurduğunuzda dinleyicileriniz her zaman size ısınır. Bunu yapmak zor olabilir. Bu nedenle, dinleyiciler sizin cesaretinize saygı göstereceklerdir. Öğretim kariyerimin ilk yıllarında daha günün başında kendimi gergin hissettiğimi belirtmek için bir gün boyunca sürecek bir seminerden nasıl korktuğumu söylediğimi hatırlıyorum. Bu açıklamayla birlikte onlar için hazırlanmış olduğumu ortaya çıkaran ve bu yüzden bana güven duyan insan sayısı beni şaşırtmıştı. Sonra, sınıf içindeyken kendimi iyi hissettiğimi fark ettim, çünkü kendi duygularımdan söz edebiliyordum. Eğer kendinizi dışa vuran birkaç cümle kurarsanız, dinleyicileriniz onlara bir arkadaş gibi davrandığınızı hissedecektir.

Savlarınızı desteklemek için kişisel anekdotlar kullanın. Eğer temel noktaları sunarsanız, dinleyicileriniz çok daha kolay anlayacak ve hatırlayacaktır.

İlişkili Örnekler Kullanın

Anekdotlarınızın ve örneklerinizin dinleyicilerinizle ilgili olduğundan emin olun. Bir yönetim danışmanının bir grup liseli gence yönetim işini oyuncularının, güçlerini ve kişiliklerini dengeleyen ve eşleştiren bir basketbol kaptanının işine benzeten başarılı bir konuşmasını hatırlıyorum. Başka bir vesilede bir politikacı milyar dolarları bulan hükümet harcamalarından ve yatırımlarından söz ederken, herkes için tanıdık olana maaşlara, faturalara baş vurarak bunu anlatmıştı: " Bazı faturalar, diğerleri ayda bir ödenirken haftada bir ödenmek zorundadır; ama her hafta bunları ödemek için biraz para sakladığınızdan emin olmalısınız. Sözünü ettiğim miktarlar bunlardan fazla olabilir; ama prensipler aynı kalmaktadır."

Satış sunumlarında, bir müşterinizin yeni bir ürünü aldığında ne hissettiğini başka bir müşterinin durumunu örnek vererek resmetmek isteyebilirsiniz. Örneğin şunları söyleyebilirsiniz: " Yeni kahve makinesi yerleştirildikten sonra büyük bir rahatlama hissettiğini anlattı; çünkü artık kahve yapma sırası tartışmaları bitmişti." Trafik kazalarının büyük çoğunluğu evin beş mil yakınında olmaktadır. Başka bir can sıkıcı istatistik, doktor bir arkadaşım eğer emniyet kemerini takmamış olsaydı bugün hayatta olmayacağını anlattığı ana kadar, bu, can sıkıcı bir istatistikti. Gazete almak için dışarı çıkmıştı ve kötü bir kaza geçirmişti. Bu Birleşik Krallıkta emniyet kemerlerinin pek yaygın olmadığı bir zamanda olmuştu ve hikaye emniyet kemerlerine ilişkin hoşnutsuzluğumu alıp götürmüştü.

Kendi temsilcilerinin sorunlarına yabancı gibi görünen bir satış müdürünün kendisinin satış yaptığı dönemlerde müdürleri tarafından konan imkansız hedeflere ulaşmak için nasıl çabaladığını canlı bir şekilde anlattığını hatırlıyorum. Hikayesi dinleyicilerle ilgiliydi ve konuşmasının temel noktalarını temsil ediyordu.

Dinleyicilere Başvurmak

Kendinizi dinleyicinizin yerine koyun ve onlara konuşmayı izlemeleri için nasıl yardım edebileceğinizi ve neyin onlarla ilişkili olduğunu sorun.